Sabia que perder os documentos da sua empresa faz-lhe perder dinheiro?

Sabia que perder os documentos da sua empresa faz-lhe perder dinheiro?

A perda de documentos empresariais pode ter um impacto significativo nas finanças da sua empresa. Para além do transtorno organizacional, a falta de documentação adequada pode resultar em custos que não estava a contar, perda de benefícios fiscais e até penalizações fiscais severas.

Neste artigo, explicamos por que motivo a gestão documental é essencial e como a perda de documentos pode prejudicar a sua empresa financeiramente.

1. Perda do Direito à Dedução do IVA

Se a sua empresa não tiver os documentos que comprovam as despesas, como faturas e recibos, não poderá deduzir o IVA correspondente. Isto significa que terá de suportar o custo total da despesa sem a possibilidade de recuperar parte do imposto pago.

2. Aumento da Tributação Sobre o Lucro

As despesas só são aceites para efeitos fiscais se devidamente documentadas. Caso contrário, não poderão ser consideradas no apuramento do resultado tributável. Como consequência, a empresa pode acabar por pagar mais imposto sobre o lucro do que realmente deveria.

3. Registo de Despesas Não Documentadas e Tributação Autónoma de 50%

Despesas sem justificação documental adequada podem ser lançadas na contabilidade como "despesas não documentadas". No entanto, estas estão sujeitas a uma tributação autónoma de 50%, representando um custo fiscal significativo para a empresa.

4. Penalizações e Riscos em Auditorias Fiscais

A Autoridade Tributária pode solicitar documentos que justifiquem determinadas despesas da empresa. Se os documentos não estiverem disponíveis, a empresa pode enfrentar correções fiscais, coimas e até mesmo investigações adicionais que podem resultar em encargos inesperados.

5. Impacto na Gestão Financeira e na Tomada de Decisão

A perda de documentos também afeta a gestão financeira, tornando mais difícil o controlo das despesas, a previsão de custos e a elaboração de relatórios financeiros fiáveis. Sem uma boa organização documental, a empresa pode tomar decisões erradas devido à falta de dados precisos.

Conclusão

Perder documentos empresariais não é apenas um problema administrativo – pode representar uma perda real de dinheiro. Desde a impossibilidade de deduzir o IVA até ao pagamento de impostos desnecessários, a falta de um sistema de gestão documental eficaz pode ter um impacto negativo significativo na saúde financeira da empresa.

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