O que fazer aos documentos sem valor comercial quando utiliza arquivo digital?

A digitalização documental revolucionou a forma como os escritórios de contabilidade gerem informação. No entanto, um desafio comum enfrentado pelos contabilistas é a gestão de documentos sem valor comercial. Estes documentos, apesar de não influenciarem diretamente os registos financeiros, são essenciais para consulta e organização do dia a dia. Mas como arquivá-los de forma eficiente?

O desafio dos documentos sem valor comercial

Muitos softwares de arquivo digital atualmente no mercado são complexos e projetados apenas para interligação com sistemas de contabilidade. Isso torna a implementação no trabalho diário um verdadeiro desafio. A maioria dessas soluções não permite flexibilidade na organização, tornando a gestão de documentos secundários um problema recorrente para os escritórios.

A solução: Arquivo digital personalizável

Com a Capa Digital, os contabilistas têm a liberdade de arquivar qualquer documento que os seus clientes lhes tragam, com separadores completamente personalizáveis. Ao contrário de outras soluções no mercado, que impõem uma estrutura fixa e pouco intuitiva, a Capa Digital permite que organize os seus arquivos da forma que melhor se adapta à sua realidade.

Benefícios de um sistema flexível de arquivo digital

• Organização intuitiva: Crie separadores personalizados conforme as necessidades do seu escritório.

• Facilidade de uso: Interface simples e sem a complexidade desnecessária de softwares tradicionais.

• Eficiência operacional: Rapidez na localização de documentos importantes.

• Acessibilidade: Arquivos armazenados digitalmente e acessíveis de qualquer lugar.

Como implementar a melhor prática de arquivamento digital

1. Defina uma estrutura de organização – Utilize separadores e categorias adaptadas às necessidades do seu cliente.

2. Digitalize e categorize documentos sem valor comercial – Evite acumulação desnecessária em formato físico.

3. Aproveite as vantagens da Capa Digital – Uma solução intuitiva que se adapta ao seu fluxo de trabalho.

4. Garanta segurança e acessibilidade – Certifique-se de que todos os documentos estão protegidos e facilmente consultáveis.

Conclusão

Os documentos sem valor comercial não precisam de ser um problema na gestão documental do seu escritório. Com a Capa Digital, é possível arquivá-los de forma personalizada, segura e eficiente, garantindo um fluxo de trabalho otimizado. Se procura uma solução verdadeiramente flexível para a gestão documental, experimente a Capa Digital e descubra como transformar a organização do seu escritório!