5 Erros comuns na gestão de documentos e como evitá-los

A gestão documental é um processo essencial para qualquer empresa, especialmente para contabilistas que lidam com uma enorme quantidade de ficheiros e dados sensíveis. No entanto, muitos negócios ainda cometem erros que podem resultar em perda de tempo, ineficiências e até riscos legais. Aqui estão cinco dos erros mais comuns e como os pode evitar.

1. Não ter um sistema de organização definido

Um dos maiores erros na gestão documental é a falta de um sistema claro de organização. Sem uma estrutura bem definida, os documentos acabam espalhados por vários locais, dificultando a pesquisa e o acesso. Para além disso se possuir um sistema de arquivo físico, ao arquivar um documento em local errado pode levar a uma verdadeira dor de cabeça para que o consiga encontrar.

Como evitar: Defina uma estrutura de pastas lógica e padronizada. Utilize categorias claras e evite nomes de ficheiros confusos. Se quiser ficar descansado aposte num software de gestão de arquivos que fará todo o trabalho por si, bem como facilitará o processo de procura de documentos.

2. Não digitalizar documentos importantes

Ainda há muitas empresas que dependem de arquivos físicos, o que aumenta o risco de perda, deterioração e dificuldade no acesso aos mesmos.

Como evitar: Digitalize todos os documentos essenciais e armazene-os num sistema seguro na cloud. Assim, garante acesso rápido e segurança contra perdas.

3. Falta de backup regular

Confiar apenas no armazenamento local pode ser perigoso. Um erro técnico ou um ataque informático podem resultar na perda total de documentos importantes.

Como evitar: Mantenha backups regulares, preferencialmente automáticos, tanto na cloud como em dispositivos físicos seguros. Com um software de gestão de arquivos pode estar descansado com os seus documentos em cloud.

4. Controlo de acessos inadequado

Muitos negócios não definem corretamente quem pode aceder ou modificar documentos, o que pode levar a erros, perdas ou mesmo violações de segurança.

Como evitar: Utilize permissões de acesso para diferentes níveis de utilizadores. Um bom software de gestão de arquivos permite definir restrições de edição e visualização.

5. Não cumprir normas de segurança e RGPD

O incumprimento das normas legais de proteção de dados pode levar a penalizações severas.

Como evitar: Certifique-se de que a gestão documental segue as diretrizes em vigor, implementando criptografia, controlos de acesso e políticas de retenção de documentos.

Evitar estes erros comuns pode transformar a gestão documental da sua empresa, tornando-a mais eficiente, segura e em conformidade com as normas legais. Se quer garantir uma gestão documental sem falhas, está na altura de investir numa solução digital que automatize e otimize todo o processo. Desenhado especialmente para contabilistas a Zolution pode-o ajudar.